- 对采购功能之体认
- 优秀采购人员应具备之条件
- 采购部门之组织与地位
- 采购制度与授权
- 采购作业之流程与窗体
- 采购计划与预算之编订
1.对采购功能之体认
『买』、『卖』是企业的主要活动，但企业界与学术界以往重卖轻买的现象却相当普遍，偏颇的心态十分严重。而采购的角色，始终隐藏在生产管理或物料管理的范畴中，无法特立凸显其重要性。采购是企业活动中最重要的功能之一，尤其是一般企业购料支出约占制造成本55%以上；因此采购管理是否良好，对企业的存续与发展有举足轻重的直接影响。采购之范围，不但包括有形的物体，例如原、副料、机具设备、事务用品等；也包括无形的劳务，例如技术、服务等。在现今竞争激烈的全球化环境下，企业可借着降低成本而达到立稳利基、增加顾客价值的目的。已经有越来越多的企业重视采购和资源管理，良好的采购和资源管理可降低成本，并提升质量与技术。
2.优秀采购人员应具备之条件
要完成采购重任，采购人员必须具备种种特质要件。采购人员必须具备之特质要件如下：
- 为人正直、诚正清廉。
- 值得信赖。
- 态度积极。
- 勤勉成性。
- 富协调性，乐于和他人沟通。
- 应变能力强，富弹性。
- 学习能力高。
- 处事周密。
- 此外，经验的累积亦是重要的因素之一。
3.采购部门之组织与地位
一般经营体系包括营销、生产、会计、人事、物料、采购等功能。各功能相互连结而形成经营体系，而采购体系是整体体系中之不可或缺之一部分。所谓的管理体系，乃指为了遂行体系而进行实际的管理工作，其概要如下：
（1） 为追求有效的管理，必须透过组织来进行管理的工作，于是在创业时就是要规划企业的组织。之后则视必要加以改善、变更。
（2） 管理工作事先要有计划。计划包括长程、短程计划及预算等等。各部门的计划包括从销售、生产、财务、人事及物料采购计划等。
（3） 有了计划后，为了要达成计划，必须对各种作业的执行加以控制，确保计划能依循而为。
这种组织的设立、计划、执行、考核构成了管理循环。而采购方针与采购计划的拟定，是依据前面所阐述的观念，兹将采购管理的体系说明如下：
采购方针的设定方式
采购人员对外部而言，乃代表公司进行采购工作；而对公司内部而言，富有与有关部门密切配合以顺利获得所需物料之重责。采购方针应列入公司整体性方针中，其重要性可见一斑。采购方针可分为一般性基本方针与个别性执行方针，一般性基本方针是针对采购计划与采购活动而设定，通常涵盖下列范围：
- 公司原料之自制与外购。
- 物料的采购与库存。
- 长期契约与短期契约的签订
- 供货商的选择与评估。
- 上下游相互采购情形。
- 总公司采购与分公司采购。
- 采购部门与其相关部门。
- 采购作业与个人之关系。
- 采购人员的业务处理。
- 采购伦理的问题。
采购计划之内容
所谓采购计划就是对种种采购活动于事先就决定其处理的方法，并依循此方法，完成整个采购任务。因此采购计划的内容，包括下列各项计划：
- 采购品的市场调查。如采购品的市场变动，情信息报收集，景气变动的预测等。
- 协力厂商的调查与选择。调查并选择优良的供货商或协力商以确保物料的供应。
- 采购品的质量计划，进厂计划（交期计划），供货商计划等等
- 采购的技术开发，如采购工程，工业工程，价值分析，系统工程等。
几乎所有的制造业公司，都有采购部门。但是在那些企业里，采购的功能性并不被重视。以下简述数项企业重视采购功能程度之影响因素。
1. 历史性：
公司历史或许对于采购功能在公司的位置有最重要的影响力。在较早成立的公司，公司往往都对采购建立一套制式的程序。例如集中采购或分散采购。集中采购是指整个公司企业（包含母子公司、海外单位等），在采购时，是统合起来采购。集中采购和分散采购业界非常盛行。在一家没有分公司的企业，就无集中采购与分散采购的名辞。当一家公司有许多单位分散各地时，集中采购与分散采购之运用极为重要。大宗且共同的物料，由总公司集中采购，由于数量大，又有专职人员负责，可使采购技术与情报较先进与灵通。且因采购数量大，可争取较大价格折扣，并与供货商建立较良好关系。然而在零星、紧急、特殊、供应生产设备使用的小额采购时，重点在短期灵活调度，则以分散采购较为适当。集中采购的优点乃藉由大量购买，获得价格上优势。可是却有一缺点，就是当大量购买时，事实上也就代表了订单处理流程较缺乏弹性，无法及时订购。这会降低当有生产需求时的响应速度。然而由于科技的进步，除了使企业可先行评估出正常的需求外，也有机制使得有特殊需求时，可直接和供货商接触。如此，不但有大量购买所带来的价格优势，也能达到及时反应的优点。
2. 采购权之统一化：
采购权之统一化在企业管理上相当重要。如果采购权不统一，企业内任何单位都可向外申购，将造成企业之混乱。一般而言，企业内各部门所需之物品应向采购部门请购，再由采购部门向外采购。若采购人员对某种物品不清楚时，应努力学习，认清物品以利采购的进行。无论如何，采购不得由未经授权核准人员进行。若没有一个专业且唯一的采购团体，想发展和整合一企业的采购策略是很难的。现今，有几项发展趋势在美国大型企业产生。采购已变的较少战术功能，而偏向战略/策略功能、企业把生产与采购策略加入竞争策略计划中。上述所说趋势都需要一强有力的集权式采购团体作后盾，由他们来发展采购策略。没有这样的团体，企业采购策略将无法和整个公司组织整合。但针对分权式采购而言，采购人员必须对当地的营运需求有较多的了解，包括对产品、流程、企业等有较深入的认识。这些了解，可使买者和供货商之间发展出较良好的关系。
3. 产品开发支持：
对于新产品和创新的需求，如果强于竞争者的话，可增进企业的竞争优势。因为大部分的产品创新发生于作业单位水平，而分权式采购结构较容易支持新产品的发展。因为新产品会产生额外原物料需求，分权式采购结构之采购人员与供货商拥有良好默契，将更加容易取得。
4. 拥有权：
有些组织偏好分权式，是因着眼于其无形的理由：拥有权。因为他们觉得，分权下，人员较能够了解和支持部门目标。如果是在集权下，人员较不能了解部门需求。近几年，一些公司偏向分权的模式。这些公司为了降低成本，降低其公司组织人员编制，包含集权式采购团体。此外，最近潮流开始趋向采购决策的核准由较低的管理等级决定。这样的情况，降低了公司对集权式采购团体的需求。
5. 供应链管理：
供应链管理是一个组织性的观念，主要藉由使用完全系统观点，强调在整合和管理物料的来源、流向及控制。有些公司其物料管理是直接报告委员会，可见物料管理在整合性供应炼上的重要性。物料控制主要目的在能符合生产排程情况下，尽可能使原物料和在制品的存量最低，因此可使公司降低存货持有成本。可是如考虑运输部门，其和上述观念就有相冲突之处。因为，如要降低存货成本，势必采取少量多次的订购方式。而所增加的运送次数，和因小量而造成的运送工具未能使其产能最大，所造成的成本增加，将会使运输部门和生产/仓储部门产生绩效上的冲突。如何加以考虑，并决定出一合理的评量绩效模型，将是管理当局挑战的议题。
为什么公司会支持物料管理观念呢？有几项优点是显而易见的：
- 可以增加对原料成本的控制力。
- 可使员工对全面性的系统有更深的了解，而非局限于狭窄的功能上的观念。
- 可使得不同部门间更能沟通、协调。
我们可以藉由列出物料执行的作业，了解组织内的物料管理。就大多数的组织而言，都把采购视为在物料结构中最主要的功能。有70%的采购是对物料管理者负责的。其它的30%则是对另一经理人员负责。
